Onder de WTTA moet je specifieke gegevens bijhouden over elke tijdelijke werknemer die je inhuurt via een toegelaten uitlener. Je registreert minimaal welke arbeidskracht door welke uitlener is ingezet, inclusief de begin- en einddatum van de inzet. Deze gegevens bewaar je zeven jaar lang en zijn verplicht voor compliance met de wet die op 1 januari 2027 ingaat.
Welke basisgegevens moet je verplicht vastleggen onder de WTTA?
Je moet van elke tijdelijke werknemer vastleggen welke specifieke arbeidskracht door welke toegelaten uitlener is ingezet. Dit betekent dat je de naam van de werknemer, de naam van het uitzendbureau en de periode van inzet registreert.
De basisregistratie omvat deze gegevens per inzet:
- Identificatie van de arbeidskracht (naam en eventueel personeelsnummer)
- Naam en toelatingsnummer van de uitlener uit het openbare toelatingsregister
- Begin- en einddatum van de inzet bij jouw organisatie
- Functieomschrijving of afdeling waar de werknemer is ingezet
- Arbeidsvoorwaarden en beloning zoals overeengekomen
Deze registratieplicht geldt voor alle bedrijven die tijdelijke werknemers inhuren via uitzendbureaus, payrollbedrijven of detacheerders. Je draagt als inlener de verantwoordelijkheid om te controleren of de uitlener daadwerkelijk staat geregistreerd in het openbare toelatingsregister voordat je de samenwerking start.
Hoe lang moet je WTTA-gegevens bewaren en waarom?
Je bewaart alle WTTA-gegevens minimaal zeven jaar na afloop van de inzet van de tijdelijke werknemer. Deze bewaartermijn is wettelijk vastgelegd en geldt voor alle administratie rondom de inhuur van tijdelijke werknemers.
De bewaartermijn van zeven jaar heeft praktische redenen. Toezichthouders kunnen binnen deze periode controles uitvoeren om te verifiëren of je alleen samenwerkt met toegelaten uitleners. Ook kunnen er arbeidsrechtelijke geschillen ontstaan waarbij je de gegevens nodig hebt als bewijs van correcte procedures.
Tijdens een controle door de Nederlandse Arbeidsinspectie moet je deze gegevens direct kunnen overleggen. Het gaat dan om:
- Bewijs dat je alleen toegelaten uitleners hebt gebruikt
- Correcte registratie van alle inzetten per periode
- Volledige administratie van arbeidsvoorwaarden en beloning
De bewaartermijn start pas na afloop van de laatste werkdag van de tijdelijke werknemer bij jouw organisatie. Voor werknemers met meerdere inzetten tel je vanaf de laatste inzet.
Wat gebeurt er als je WTTA-gegevens niet correct bijhoudt?
Bij onjuiste of ontbrekende WTTA-administratie riskeer je boetes van de Nederlandse Arbeidsinspectie. Deze boetes gelden zowel voor het werken met niet-toegelaten uitleners als voor het niet kunnen overleggen van de vereiste gegevens tijdens controles.
De gevolgen kunnen ingrijpend zijn voor je bedrijfsvoering. Boetes worden opgelegd per overtreding, dus elke tijdelijke werknemer zonder correcte registratie kan een aparte boete opleveren. De hoogte hangt af van de ernst en duur van de overtreding.
Daarnaast loop je operationele risico’s:
- Stillegging van werkzaamheden als je geen toegelaten uitleners kunt aantonen
- Reputatieschade bij klanten en leveranciers
- Extra administratieve lasten door herstelacties
- Mogelijk verlies van contracten door complianceproblemen
Vanaf 1 januari 2028 start de Nederlandse Arbeidsinspectie actief met handhaving. Je hebt dus nog tijd om je administratie op orde te brengen, maar uitstel wordt kostbaar.
Hoe organiseer je een praktisch WTTA-administratiesysteem?
Start met een eenvoudig registratiesysteem dat automatisch de vereiste gegevens vastlegt bij elke nieuwe inhuur. Dit voorkomt vergissingen en bespaart tijd bij het bijhouden van je administratie.
Een praktisch systeem bevat deze elementen:
- Digitale checklist voor elke nieuwe uitlener om de toelatingsstatus te verifiëren
- Standaardregistratieformulier met alle verplichte velden
- Automatische koppeling met het openbare toelatingsregister
- Periodieke rapporten om inzetten en einddatums bij te houden
- Back-up- en archiveringssysteem voor de bewaartermijn van zeven jaar
Maak afspraken met je HR-afdeling en inkoopafdeling over wie welke gegevens registreert. Zorg dat iedereen die tijdelijke werknemers inhuurt weet welke informatie nodig is en hoe deze wordt vastgelegd.
Test je systeem regelmatig door steekproefsgewijs te controleren of alle gegevens compleet en correct zijn geregistreerd. Dit helpt je problemen te ontdekken voordat een officiële controle plaatsvindt.
Hoe Flexsupport helpt bij WTTA-compliance
Wij ondersteunen je volledig bij het naleven van alle WTTA-administratieverplichtingen. Onze expertise zorgt ervoor dat je vanaf dag één compliant bent en blijft, zonder dat je je zorgen hoeft te maken over boetes of administratieve fouten.
Onze dienstverlening omvat:
- Complete administratieve ondersteuning – wij houden alle vereiste gegevens bij volgens de WTTA-eisen
- Automatische compliancecontroles – ons systeem waarschuwt bij afwijkingen of ontbrekende gegevens
- Toegang tot ons netwerk van toegelaten uitleners – je werkt altijd met gecertificeerde partners
- Periodieke compliancerapportages – overzichtelijke documentatie voor eventuele controles
- Persoonlijke begeleiding – directe ondersteuning bij vragen over WTTA-compliance
Door onze jarenlange ervaring in de flexbranche en diepgaande kennis van de nieuwe wetgeving bespaar je tijd en voorkom je kostbare fouten. We zorgen dat je administratie altijd up-to-date is en klaar voor controles door de Nederlandse Arbeidsinspectie.
Wil je weten hoe wij jouw WTTA-compliance kunnen regelen? Neem contact met ons op voor een persoonlijk gesprek over jouw situatie en onze oplossingen.
Veelgestelde vragen
Hoe controleer ik of een uitzendbureau daadwerkelijk toegelaten is voordat ik een samenwerking start?
Je kunt de toelatingsstatus van elke uitlener controleren via het openbare toelatingsregister dat online beschikbaar is. Zoek op naam van het uitzendbureau of het specifieke toelatingsnummer. Controleer dit altijd vóór de eerste inhuur en herhaal deze check periodiek, omdat toelatingsstatus kan wijzigen.
Wat moet ik doen als een tijdelijke werknemer plotseling stopt zonder officiële einddatum?
Registreer de laatste werkdag als einddatum in je administratie, ook als dit onverwacht gebeurt. Documenteer de reden van vertrek (bijvoorbeeld geen-show, eigen keuze, of beëindiging door jouw organisatie). Bewaar eventuele communicatie hierover als onderdeel van je WTTA-dossier voor de bewaartermijn van zeven jaar.
Gelden de WTTA-regels ook voor zzp'ers die ik inhuur via een payrollbedrijf?
Ja, als je zzp'ers inhuurt via een payrollbedrijf vallen zij onder de WTTA-regels. Het payrollbedrijf fungeert dan als uitlener en moet toegelaten zijn. Je registreert dezelfde gegevens als bij gewone uitzendkrachten: naam werknemer, payrollbedrijf, periode van inzet en arbeidsvoorwaarden.
Hoe bereid ik me voor op een controle door de Nederlandse Arbeidsinspectie?
Zorg dat je alle WTTA-gegevens digitaal én fysiek direct beschikbaar hebt. Maak een overzichtslijst van alle actieve en beëindigde inzetten per periode. Test regelmatig of je alle verplichte velden compleet hebt ingevuld en of je back-up systeem werkt. Oefen met je team hoe je snel de juiste documenten kunt overleggen.
Kan ik mijn bestaande HR-systeem gebruiken voor WTTA-registratie of heb ik nieuwe software nodig?
Je kunt vaak je bestaande HR-systeem uitbreiden met WTTA-functionaliteit door extra velden toe te voegen voor toelatingsnummers en specifieke datums. Controleer of je systeem automatische koppelingen kan maken met het toelatingsregister en of het rapportages kan genereren voor compliance-doeleinden. Veel HR-leveranciers bieden inmiddels WTTA-modules aan.
Wat gebeurt er als ik ontdek dat ik in het verleden heb samengewerkt met een niet-toegelaten uitzendbureau?
Documenteer de periode waarin je met het niet-toegelaten bureau hebt gewerkt en stop de samenwerking onmiddellijk. Zoek vervanging via een wel-toegelaten uitlener voor lopende inzetten. Hoewel handhaving pas in 2028 start, is het verstandig om proactief contact op te nemen met een compliance-specialist om je positie te versterken voor eventuele controles.