De WTTA gaat op 1 januari 2027 van kracht en brengt belangrijke veranderingen voor jouw inhuuradministratie. Je moet voortaan precies bijhouden welke tijdelijke krachten je via welke uitlener inzet en deze gegevens zeven jaar bewaren. Daarnaast mag je alleen nog samenwerken met toegelaten uitleners die voldoen aan het nieuwe normenkader. Dit artikel legt uit welke gegevens je moet vastleggen, hoe je controleert of jouw uitlener toegelaten is en geeft je een praktisch stappenplan voor een WTTA-conforme administratie.
Wat de WTTA betekent voor jouw inhuuradministratie
De Wet toelating terbeschikkingstelling van arbeidskrachten (WTTA) verandert fundamenteel hoe je met tijdelijke krachten werkt. Vanaf 1 januari 2027 mogen alleen toegelaten uitleners arbeidskrachten ter beschikking stellen en jij als inlener mag alleen van deze gecertificeerde partijen inhuren.
Voor jouw administratie betekent dit dat je veel meer moet vastleggen dan voorheen. Je bent verplicht om bij te houden welke arbeidskracht door welke uitlener bij jou is ingezet. Deze informatie moet je minimaal zeven jaar bewaren, wat een flinke uitbreiding is van je huidige administratieve verplichtingen.
De handhaving start op 1 januari 2028 door de Nederlandse Arbeidsinspectie. Bedrijven die na die datum nog samenwerken met niet-toegelaten uitleners riskeren boetes. Het is daarom verstandig om nu al te beginnen met het aanpassen van je administratiesystemen.
Een belangrijk voordeel van de WTTA is dat alle flexwerkers beter beschermd worden, ongeacht hun achtergrond. De wet zorgt voor meer kwaliteit en integriteit in de uitzendbranche en voorkomt malafide praktijken in alle sectoren.
Welke gegevens je verplicht moet vastleggen
Je administratie moet straks een compleet overzicht bevatten van alle inhuuractiviteiten. Per ingeleende arbeidskracht leg je het volgende vast:
- Volledige naam en contactgegevens van de arbeidskracht
- Naam en toelatingsnummer van de uitlener
- Startdatum en einddatum van de inzet
- Functieomschrijving en werkzaamheden
- Arbeidsvoorwaarden en beloning
- Begin- en eindtijden per dag of shift, inclusief niet-betaalde pauzes
Van elke uitlener waarmee je samenwerkt bewaar je:
- Bedrijfsnaam en KvK-nummer
- WTTA-toelatingsnummer
- Kopie van het geldige certificaat
- Contactgegevens van de verantwoordelijke personen
- Overzicht van alle arbeidscontracten via deze uitlener
Alle documenten en gegevens moet je zeven jaar bewaren. Dit geldt voor zowel digitale als papieren administratie. Zorg ervoor dat je systeem automatisch waarschuwt wanneer certificaten van uitleners bijna verlopen.
Zo controleer je of jouw uitlener toegelaten is
Voordat je samenwerkt met een uitlener, controleer je altijd hun toelatingsstatus. De Nederlandse Autoriteit voor de Uitleenmarkt (NAU) houdt een openbaar register bij van alle toegelaten uitleners.
Volg deze stappen voor elke nieuwe samenwerking:
- Vraag het WTTA-toelatingsnummer op bij de uitlener
- Controleer dit nummer in het NAU-register
- Verifieer of de toelating nog geldig is
- Bewaar een kopie van het certificaat in je administratie
Voor bestaande samenwerkingen maak je een overzicht van alle huidige uitleners. Tot 1 januari 2027 kunnen bedrijven nog gebruikmaken van de overgangsregeling, mits ze zich tijdig hebben aangemeld. Werk alleen samen met uitleners die het SNA-keurmerk hebben, want dit vormt de basis voor het WTTA-normenkader.
Plan maandelijkse controles in om na te gaan of alle certificaten nog geldig zijn. De NAU kan namelijk afwijken van een positieve rapportage als er signalen uit de markt zijn dat het normenkader niet structureel wordt nageleefd.
Stap-voor-stapplan voor WTTA-conforme administratie
Een systematische aanpak helpt je om tijdig klaar te zijn voor de nieuwe wetgeving. Begin met deze voorbereidende stappen:
Stap 1: Inventariseer je huidige situatie Zorg dat je systeem alle vereiste gegevens kan vastleggen en zeven jaar kan bewaren. Voeg velden toe voor toelatingsnummers, certificaten en gedetailleerde urenregistratie.
Stap 3: Maak procesafspraken Zorg dat iedereen die betrokken is bij inhuur weet hoe de nieuwe procedures werken en waarom compliance belangrijk is.
Stap 5: Test je systeem Voer een proefperiode uit waarin je alle nieuwe procedures test. Los eventuele problemen op voordat de wet ingaat.
Maak ook afspraken met je HR-dienstverleners over hoe zij je kunnen ondersteunen bij het naleven van de nieuwe verplichtingen.
Hoe Flexsupport helpt bij WTTA-compliance
Wij begrijpen dat de WTTA veel van je administratie vraagt. Daarom ondersteunen we je graag bij het opzetten van een compliant systeem dat past bij jouw organisatie.
Onze ondersteuning omvat:
- Complete administratieve ondersteuning voor al je inhuuractiviteiten
- Automatische controle van de toelatingsstatus van alle uitleners
- Digitale bewaring van alle vereiste documenten gedurende zeven jaar
- Maandelijkse rapportages over je compliance-status
- Directe toegang tot alleen WTTA-toegelaten uitleners uit ons netwerk
Door onze jarenlange ervaring in de flexbranche weten we precies waar je tegenaan loopt. We zorgen ervoor dat je administratie vanaf dag één compliant is, zodat jij je kunt focussen op je kernactiviteiten.
Wil je weten hoe we jouw WTTA-compliance kunnen ondersteunen? Neem contact met ons op voor een persoonlijk gesprek over jouw situatie.
Veelgestelde vragen
Wat gebeurt er als ik per ongeluk een niet-toegelaten uitlener inzet na 1 januari 2027?
Je bent dan in overtreding van de WTTA en riskeert een boete van de Nederlandse Arbeidsinspectie vanaf 2028. Daarom is het cruciaal om vóór elke nieuwe samenwerking het NAU-register te controleren en maandelijks te verifiëren of alle certificaten nog geldig zijn. Documenteer al je controles zodat je kunt aantonen dat je zorgvuldig hebt gehandeld.
Hoe kan ik mijn bestaande HR-systeem uitbreiden voor WTTA-compliance?
Voeg nieuwe velden toe voor WTTA-toelatingsnummers, certificaatbewaring en gedetailleerde urenregistratie per arbeidskracht. Zorg voor automatische herinneringen wanneer certificaten verlopen en implementeer een koppeling naar het NAU-register voor real-time verificatie. Test alle functionaliteiten grondig voordat de wet ingaat.
Moet ik ook freelancers en zzp'ers registreren onder de WTTA?
Nee, de WTTA geldt alleen voor arbeidskrachten die via een uitlener ter beschikking worden gesteld. Echte zzp'ers en freelancers die direct met jou een contract hebben, vallen hier niet onder. Let wel op schijnconstructies - als iemand eigenlijk in loondienst zou moeten zijn, kan dit alsnog onder de WTTA vallen.
Wat als een uitlener zijn toelating verliest terwijl er nog lopende contracten zijn?
Je moet de samenwerking onmiddellijk beëindigen zodra je weet dat de toelating is ingetrokken. Lopende contracten kunnen niet worden voortgezet via deze uitlener. Plan daarom altijd backup-uitleners in en monitor de status van certificaten proactief om plotselinge onderbrekingen te voorkomen.
Hoe lang duurt het om mijn administratie volledig WTTA-compliant te maken?
Reken op minimaal 3-6 maanden voor een complete implementatie, afhankelijk van de grootte van je organisatie en complexiteit van je huidige systemen. Begin nu met het inventariseren van je uitleners en het aanpassen van je administratiesysteem. Hoe eerder je start, hoe meer tijd je hebt om eventuele problemen op te lossen.
Welke kosten moet ik rekenen voor WTTA-compliance?
De kosten variëren per organisatie, maar denk aan systeemaanpassingen, extra administratieve tijd, training van personeel en mogelijk externe ondersteuning. Weeg dit af tegen de risico's van boetes en reputatieschade. Veel bedrijven kiezen ervoor om de administratie uit te besteden aan gespecialiseerde partijen om kosten te beheersen.
Kan ik de zeven jaar bewaartermijn digitaal invullen of moet alles op papier?
Digitale bewaring is toegestaan en vaak praktischer dan papieren administratie. Zorg wel voor een betrouwbaar back-upsysteem, regelmatige exports en toegankelijkheid gedurende de volledige bewaartermijn. De Nederlandse Arbeidsinspectie moet de gegevens kunnen inzien wanneer zij daarom vragen, ongeacht of het digitaal of op papier is bewaard.