Welke kosten maak je bij het starten van een uitzendbureau? 

Leestijd: 3 min.

Het belang van een goed ondernemingsplan

Een goede start van iedere onderneming, zo ook een uitzendonderneming, begint met een goed doordacht ondernemingsplan. Dit plan dient als jouw kompas, waardoor je de koers van je onderneming kunt bepalen. Het helpt om jou scherp te houden in je ambities en steeds weer te bepalen of je met de juiste dingen bezig bent. Daarnaast geeft een ondernemingsplan de mogelijkheid om je doelen op zowel korte als middellange termijn te formuleren, na te streven en te evalueren na verloop van tijd.

Een belangrijk onderdeel van je ondernemingsplan is de financiële onderbouwing. In die onderbouwing zijn, ook de opstartkosten, verwachte omzet en winst van je uitzendbureau in kaart gebracht. Naast de financiën is het belangrijk om in je plan ideeën of een visie op te nemen voor diverse ver- en inkoopstrategieën. Daarnaast administratie, een marketing paragraaf, rechtvorm: B.V. of eenmanszaak, welke uitzendsoftware je wilt gebruiken en een concurrentenanalyse. Het is belangrijk om in je plan van diverse kanten naar je uitzendbureau te kijken en ideeën op te schrijven hoe je zaken aanpakt.

Opstartkosten van je uitzendbureau

Bij het starten van je uitzendbureau komen kosten kijken. Dat is evident. Het begint allemaal bij de registratie van jouw rechtsvorm bij de Kamer van Koophandel (KvK). Dit kost eenmalig 80,10 euro. Daarnaast is een zakelijke bankrekening nodig om je financiën te organiseren. Diverse banken bieden starters eerst een half jaar kosteloos gebruik aan. Daarna wordt er een maandelijkse vergoeding gevraagd en worden er kosten in rekening gebracht voor het daadwerkelijke gebruik, zoals een overboeking.

Naast deze genoemde kosten kunnen er aanvullende uitgaven zijn, zoals juridisch advies voor het opstellen van contracten. Maar ook kosten voor boekhoudkundige of CRM-software en eventuele vergunningen of certificeringen. Dit is afhankelijk van de specifieke vereisten van jouw uitzendbureau en of je gebruik maakt van een uitzendbureau backoffice of dat je zelf alles wilt organiseren. Het spreekt voor zich dat het handig is om een laptop, internet en een telefoon te hebben en ook daar maak je (abonnement) kosten voor. Natuurlijk kun je deze investeringen zo duur maken als je zelf wilt. De meeste mensen die een uitzendbureau starten zullen hier al over beschikken.

Investeren in een goede bedrijfsnaam

Een sterke bedrijfsidentiteit is belangrijk voor het aantrekken van klanten en het opbouwen van geloofwaardigheid en vertrouwen. Zorg dus voor een herkenbare en doeltreffende bedrijfsnaam die aansluit bij je dienstverlening en wat je wilt uitstralen met je uitzendbureau. Bij die bedrijfsidentiteit hoort ook een uitzendbureau website en een logo. Overweeg of je de kosten voor het ontwerpen van een logo en het opzetten van een professionele uitzendbureau website wilt besparen door deze zelf te ontwerpen en te bouwen of dat je dit door een derde laat doen. Deze investeringen dragen bij aan een positieve eerste indruk bij potentiële klanten en kandidaten.

Je hebt een naam gekozen voor je uitzendbureau en je moet nu de overweging maken om zelf een logo te ontwerpen of een logo te laten ontwerpen. De kosten voor het ontwerpen van een logo lopen erg uiteen. Er zijn internationale websites waar je dit vrij goedkoop kunt laten maken. Maar je kunt ook een marketingbedrijf inhuren om de gehele branding van je bedrijf te doen. Dit laatste is vaak heel duur en ook niet nodig.

Tip! Neem contact op met ons zusterbedrijf: Flexsoftware.

Uitzendbureau website

Bovenstaande afweging kun je ook maken voor je website. Niet ieder uitzendbureau start met een uitzendbureau website, maar het is wel aan te raden. Een eigen uitzendbureau website is jouw digitale visitekaartje voor al je toekomstige opdrachtgevers en flexwerkers. Ons zusterbedrijf Flexsoftware, uitzendsoftware voor uitzendbureaus, biedt verschillende mogelijkheden voor het maken van een website specifiek ingericht voor de uitzendbranche. Zij bieden je de mogelijkheid om die website zelf te (laten) bouwen met hun WordPress uitzendbureau website template of door hen de website te laten bouwen. In de software van Flexsoftware zitten alle uitzendbureau functionaliteiten die voor uitzendbureaus belangrijk zijn. Zo zet je direct de juiste website neer.

Flexsupport kan je ondersteunen bij het goedkoop en professioneel (laten) maken van een uitzendbureau website. Als je een website maakt of laat maken, vergeet dan niet een domeinnaam te claimen en een hostingbedrijf of Flexsoftware te benaderen.

Wervingskosten bij het starten van een uitzendbureau

Een effectieve wervingsstrategie is belangrijk voor het succes van je uitzendbureau. Dit omvat het gebruik van een CRM-systeem om contacten met sollicitanten en opdrachtgevers te beheren. Ook is het aan te raden om te investeren in diverse vacaturewebsites, scrapingwebsites zoals First2Find en LinkedIn Premium-abonnementen om talent aan te trekken. Een driver seat op LinkedIn is afhankelijk van de branche waarin je wilt bemiddelen een noodzaak. Wel een prijzige noodzaak a 5000 euro per jaar.

Er zijn diverse CRM-pakketten te verkrijgen, maar weinig zijn specifiek voor uitzendbureaus ontwikkeld. Flexsupport adviseert een CRM-pakket dat je eenvoudig kan koppelen aan je uitzendbureau website en dat specifiek voor de uitzendbranche ontwikkeld is. In zo’n Recruitment Software CRM pakket voor uitzendbureaus kun je sollicitanten matchen op je vacatures en kun je vanuit dat pakket vacatures en kandidaten publiceren op je website. De koppeling tussen de website en Recruitment Software is heel eenvoudig dankzij onze WordPress uitzendbureau website Plugin.

Naast online kanalen kunnen traditionele wervingsmethoden zoals netwerkevenementen, carrièrebeurzen en samenwerkingen met onderwijsinstellingen ook waardevolle bronnen van talent zijn. Het variëren van je wervingsstrategie kan zorgen voor een groter aantal geschikte kandidaten. Blijf dus niet alleen online zoeken naar jouw kandidaten.

Werkgeverslasten en -verplichtingen bij het starten van je uitzendbureau

Een belangrijke beslissing die komt kijken bij het starten van een uitzendbureau, is of je zelf werkgever wilt worden of wilt samenwerken met een backoffice-dienstverlener of franchiseorganisatie. In het volgende artikel leggen we het verschil tussen een uitzendbureau backoffice en franchiseformule uit.

Het zelf uitvoeren van het werkgeverschap brengt hoge eisen, kosten en administratieve lasten met zich mee. Maak je de keuze om zelf (juridisch) werkgever te worden? Dan zijn je kosten in het begin hoog. Je moet diverse zaken goed regelen voor je personeelsadministratie zodat je lonen kunt uitbetalen. Je dient diverse verzekeringen af te sluiten en certificeringen te verkrijgen.

De salarissen van de flexwerkers uitbetalen en de belastingen en werkgeverspremies afdragen over die salarissen is een grote kostenpost. Helemaal omdat de kans groot is dat je factuur die je voor de gewerkte uren gestuurd hebt nog niet betaald is op het moment dat je de lonen richting jouw flexwerkers moet uitbetalen. Dit betekent dat je veel moet voorfinancieren en dan heb je veel kapitaal nodig met daarbij een heel strak debiteurenbeheer.

Kies je voor samenwerken met een uitzendbureau backoffice zoals Flexsupport of een franchiseorganisatie dan heb je deze kosten niet. Deze organisaties zijn gecertificeerd, hebben verzekeringen afgesloten en hebben in de loop van de jaren kapitaal opgebouwd waarmee die voorfinanciering van salarissen en belastingen geen probleem is. Let op, een franchise partij wil vaak wel een bijdrage in die kosten en daarnaast hanteren zij een instapfee voordat ze aan de slag voor je gaan.

Een uitzendbureau backoffice is de makkelijkste en goedkoopste optie voor een startende uitzendondernemer om onder andere de volgende redenen:

Kostenbesparing

Het zelf beheren van werkgeversverplichtingen brengt hoge kosten met zich mee. Denk hierbij aan administratieve lasten, verzekeringen en belastingen. Door samen te werken met een backoffice-dienstverlener, kan een startende ondernemer deze kosten vermijden of in ieder geval beperken. De backoffice-ondersteuner beschikt over de nodige kennis, ervaring en systemen om deze taken efficiënt uit te voeren. Hierdoor kan de startende uitzendondernemer zich concentreren op het laten groeien van zijn uitzendbureau zonder zich zorgen te hoeven maken over de ingewikkelde administratieve aspecten.

Operationele efficiëntie

Een ervaren uitzendbureau backoffice dienstverlener beschikt over ingerichte systemen en processen voor het uitvoeren van alle werkgeversverplichtingen, zoals de salarisadministratie, het contractbeheer en de naleving van de arbeidswetgeving. Door gebruik te maken van deze ingerichte systemen kan jij als uitzendondernemer operationele efficiëntie bereiken en tijd besparen die anders zou worden besteed aan het opzetten en beheren van interne processen.

Risicovermindering

De naleving van arbeidswetgeving en regelgeving is van groot belang voor uitzendondernemers om juridische problemen en boetes te voorkomen. Een goede backoffice-dienstverlener heeft uitgebreide kennis van de wet- en regelgeving op het gebied van arbeid en de uitzend cao en kan ervoor zorgen dat het uitzendbureau voldoet aan alle wettelijke vereisten. Dit verkleint het risico op juridische geschillen en beschermt de reputatie van jouw uitzendbureau. Verder zijn goede uitzendbureau backoffice ondersteuners volledig gecertificeerd en aangesloten bij de verschillende brancheorganisaties zoals de brancheorganisatie ABU en de brancheorganisatie NBBU. Hiermee voldoe je 100% aan alle eisen uitzendbureau vanuit elke instantie voor elke sector.

Focus op kernactiviteiten

Door werkgeversverplichtingen uit te besteden aan een backoffice-dienstverlener, kan je, je als startende uitzendondernemer je volledig richten op de belangrijke uitzendtaken. Denk aan taken zoals het werven van klanten en kandidaten, het uitbreiden van het klantenbestand en het bieden van hoogwaardige diensten. Dit stelt jou als ondernemer in staat om je uitzendbureau sneller te laten groeien en concurrentievoordeel te behalen in de uitzendmarkt.

Al met al biedt een backoffice-ondersteuner een waardevolle ondersteuning voor startende uitzendondernemers door kosten en tijd te besparen. Verder ben je met een backoffice-ondersteuner beter voorbereid op de mogelijke administratieve problemen en uitdagingen m.b.t. loonadministratie. Een backoffice-ondersteuner verbeterd de operationele efficiëntie, vermindert risico’s en zorgt dat jij je kan focussen op je kernactiviteit: werving en selectie van talent en dat matchen met vacatures. Dit maakt het een aantrekkelijke optie voor startende uitzendondernemers die met een succesvolle basis willen beginnen in de uitzendbranche.

Het uitbesteden van werkgeversverplichtingen aan een ervaren backoffice-dienstverlener kan dus niet alleen kosten en tijd besparen. De juiste backoffice-ondersteuner kan het gehele uitzendproces ontzorgen voor jou als startende uitzendondernemer. Door gebruik te maken van de uitzendsoftware en ingerichte systemen en ervaring op het gebied van arbeidswetgeving, kan een backoffice-ondersteuner het uitzendproces aanzienlijk ontzorgen. Je voldoet direct vanaf de start aan alle eisen en je hebt niet per se een flink kapitaal nodig als je gaat starten met je eigen uitzendbureau. Als je nieuwsgierig bent geworden naar de mogelijkheden, lees dan ons voordelen van je backoffice uitbesteden artikel eens.

Kosten bij het starten van een uitzendbureau starten: conclusie

Er zijn een aantal opstartkosten waarmee je sowieso te maken krijgt als je een eigen onderneming start. Maar deze kosten zijn goed te overzien en vooral ook noodzakelijk. De extra kosten heb je zelf in de hand en kun je zo hoog maken als je zelf wilt, afhankelijk van je ondernemingsplan en je investeringsbereidheid.

De hogere kosten zitten vooral in het ontwerpen van een logo en website zijn, maar deze investeringen zijn het meer dan waard. Andere kosten die je zelf in de hand hebt zijn voor recruitmentactiviteiten zoals jobboards. Daarnaast dien je te overwegen of je gaat samenwerken met een uitzendbureau backoffice dienstverlener of franchiseorganisatie om de drempel voor het starten van je eigen uitzendbureau te verlagen.

Samenwerken met een uitzendbureau backoffice of een franchiseorganisatie is een verstandige keuze als je de kosten bij de start van je eigen nieuwe uitzendbureau laag wilt houden. Zij kunnen ervoor zorgen dat je een kick-start van je onderneming hebt. Je hebt dan geen groot startkapitaal en verschillende verzekeringen en certificeringen nodig. Dit maakt de drempel om te beginnen vele malen lager. Het geld dat je hiermee bespaart kun je direct in je onderneming stoppen om verder te groeien!

Het benutten van technologische hulpmiddelen zoals voor het matchen van kandidaten en vacatures, kan de efficiëntie van je wervingsproces verhogen en kosten verder verlagen. Tot slot geven we de tip om te blijven investeren in continue verbetering van je uitzendbureau en processen en je aan te passen aan veranderende marktomstandigheden om concurrentievoordeel te behouden.

Ben je benieuwd naar meer tips en inzichten over het starten van een uitzendbureau? Ontdek ons “Uitzendbureau starten” 5-stappenplan  of bekijk onze informatieve videoserie “Hoe start ik mijn eigen uitzendbureau?” voor extra informatie bij de start van jouw uitzendbureau.

Ben je benieuwd naar hoe Flexsupport jou van dienst kunnen zijn? Neem vrijblijvend contact met ons doormiddel van een klik op onderstaande knop!