Klant betaalt je factuur niet? Je rechten en stappen als uitzendbureau

Wat gebeurt er als een klant niet betaalt?

Zodra de afgesproken betaaltermijn verstrijkt, is je opdrachtgever in verzuim. Vanaf dat moment mag je wettelijke rente en incassokosten rekenen en stappen zetten om je geld te innen. Voor een uitzendbureau is snel handelen extra belangrijk: je hebt het loon van je flexkrachten al voorgeschoten, dus elke dag dat een factuur openstaat, financier je in feite je eigen klant.

Wat is verzuim? Verzuim betekent dat de betaaltermijn voorbij is zonder dat er betaald is. Bij een zakelijke klant treedt dat automatisch in op de dag na de vervaldatum; je hoeft daarvoor geen aparte brief te sturen.

Wat zijn je rechten als facturen niet betaald worden?

Als schuldeiser heb je recht op:

• Het volledige factuurbedrag, ook na de vervaldatum.
• Wettelijke handelsrente (B2B) over het openstaande bedrag: momenteel 10,4% (sinds 1 juli 2026, bron: Rijksoverheid.nl), vanaf de dag dat de termijn is verstreken. Bij € 5.000 en 60 dagen is dat ongeveer € 85.
• Incassokosten volgens de wettelijke staffel, met een minimum van € 40, ook als je dit niet vooraf hebt afgesproken.

Bij zakelijke klanten mag je een incassobureau direct inschakelen zodra de termijn voorbij is; er geldt geen wachttijd. In de praktijk stuur je eerst een herinnering om de relatie goed te houden.

De wettelijke staffel voor incassokosten (Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten):

Bij een factuur van € 5.000 komt dat uit op € 625 aan incassokosten die je bovenop het factuurbedrag en de rente in rekening mag brengen.

Hoe lang mag een betaaltermijn zijn? Spreek je niets af, dan geldt 30 dagen. Een langere termijn mag tot 60 dagen; langer alleen als je dat uitdrukkelijk samen vastlegt en het niet onredelijk is voor jou als leverancier. Is je opdrachtgever een grote onderneming en ben jij een mkb-bedrijf, dan moet die klant sinds 1 juli 2022 binnen 30 dagen betalen, ook als er iets anders in de voorwaarden staat. Een onbetaalde factuur verjaart pas na 5 jaar, maar wacht daar niet op: hoe langer je wacht, hoe kleiner de kans dat je je geld nog ziet.

Waarom betalen opdrachtgevers (te) laat?

Late betaling heeft meestal een praktische oorzaak. Veelvoorkomende redenen: de klant gebruikt jouw factuur als gratis werkkapitaal, trage interne administratie, onduidelijke of foute factuurgegevens, of cashflowproblemen aan hun kant. In sommige sectoren, zoals de bouw, zijn lange betaaltermijnen gebruikelijk. Weet je dat een klant of sector traag betaalt, bouw dat dan in je afspraken en je kredietcheck in.

Hoe vaak het misgaat: volgens de Payment Study 2026 van Altares Dun & Bradstreet werd in het vierde kwartaal van 2025 74,7% van de Nederlandse facturen binnen de termijn betaald, tegen 80,2% een jaar eerder. Bij grote bedrijven was dat maar 37,9%. Intrum meldt in het European Payment Report 2026 dat Nederlandse bedrijven gemiddeld 11,4% van hun omzet te laat betaald krijgen.

Wat kost een wanbetaler je echt?

Meer dan alleen het openstaande bedrag. Reken ook met gemiste rente en financieringskosten, de uren die jij of je team kwijt zijn aan nabellen, en in het ergste geval een volledige afschrijving bij faillissement. Bij krappe marges kan één grote wanbetaler een hele maand winst opeten. Wil je het gat tussen wekelijks loon en late betaling structureel dichten, kijk dan naar financiering van je verloning.

Wat doe je met klanten die structureel te laat betalen?

Bespreek het met de klant en zet tegelijk je eigen systeem strak. Automatiseer je herinneringen, hanteer een kortere betaaltermijn of een voorschot, stel een kredietlimiet in en wees bereid om bij herhaling de levering te pauzeren. Een vaste, professionele opvolging voorkomt dat “ik was het vergeten” een patroon wordt.

Als uitzendbureau heb je een extra middel: je mag de terbeschikkingstelling van je flexkrachten opschorten zolang de klant niet betaalt. Dat recht heb je al op grond van de wet, zolang het in verhouding staat tot de openstaande schuld; leg het toch in je voorwaarden vast en kondig het schriftelijk aan. Bedenk dat je flexkracht intussen meestal recht op loon houdt, dus regel herplaatsing. Heb je geen tijd om dit strak te houden, dan is dit precies het werk dat je uit handen geeft als je je backoffice uitbesteedt: Flexsupport bewaakt de termijnen en volgt op.

Wat als een klant de factuur betwist of korting eist?

Zorg dat je factuur klopt en onderbouwd is met getekende urenbriefjes, dan staat je vordering sterk. Een betwisting schort de betaalplicht niet automatisch op. Een korting hoef je alleen te geven als je die vooraf hebt afgesproken; eist een klant er achteraf een, dan mag je dat weigeren. Een strakke facturatie met de juiste gegevens en bijlagen voorkomt de meeste discussies vooraf.

Wat als je opdrachtgever failliet gaat?

Meld je vordering zo snel mogelijk bij de curator. Je bent dan meestal concurrent schuldeiser, wat betekent dat je vaak maar een deel, of niets, terugziet. Juist daarom is vooraf checken en spreiden zo belangrijk: doe een kredietcheck bij nieuwe klanten en leun niet te zwaar op één grote opdrachtgever. Vanaf de faillissementsdatum loopt er geen rente meer over je vordering.

Welke stappen zet je van herinnering tot incasso?

1. Vriendelijke betalingsherinnering direct na de vervaldatum, met een kopie van de factuur en de getekende urenbriefjes.
2. Aanmaning met een nieuwe korte termijn van bijvoorbeeld 7 dagen, plus aankondiging van incassokosten en rente.
3. Bel de klant en bied zo nodig een betalingsregeling aan: liever in drie termijnen betaald dan een jaar procederen. Leg de regeling schriftelijk vast en spreek af dat de hele vordering direct opeisbaar is als een termijn wordt gemist.
4. Incassobureau inschakelen als betaling uitblijft. Lees wat incasso kost en wie dat betaalt.
5. Juridische stappen (dagvaarding, beslag) bij hardnekkige weigeraars.

Wat regel je in je algemene voorwaarden?

Je voorwaarden bepalen hoe sterk je staat als een klant niet betaalt. De ABU- en NBBU-modelvoorwaarden regelen dit al: 14 dagen betaaltermijn, 1% rente per maand, verzuim zonder aanmaning en de door de klant geaccordeerde uren als bewijs. Het gaat mis als je een eigen of verouderde set gebruikt, of je voorwaarden niet rechtsgeldig van toepassing hebt verklaard. Check daarom of dit erin staat, plus het recht om de terbeschikkingstelling op te schorten bij wanbetaling. Tussen bedrijven mag je ook een hogere incassovergoeding afspreken dan de wettelijke staffel; die staffel is de bodem als je niets regelt. Contractuele rente vervangt de wettelijke handelsrente, die komt er niet bovenop. Verklaar je voorwaarden van toepassing in je offerte of opdrachtbevestiging, dus vóór de eerste plaatsing, en stuur ze op dat moment mee of laat ze digitaal accepteren. Een verwijzing op de factuur alleen is te laat; die telt hooguit als herinnering.

Kun je de btw terugvragen als de factuur oninbaar is?

Ja. Blijft een factuur definitief onbetaald, dan vraag je de afgedragen btw terug bij de Belastingdienst. Een factuur geldt in elk geval als oninbaar zodra hij één jaar na de uiterste betaaldatum nog openstaat; eerder mag ook als duidelijk is dat de klant niet meer betaalt, bijvoorbeeld bij faillissement. Je verwerkt de correctie als negatief bedrag in de btw-aangifte over het tijdvak waarin de factuur oninbaar werd. Betaalt de klant later alsnog, dan draag je de btw opnieuw af. Zo beperk je de schade bij een afschrijving tot het nettobedrag. Factureer je met btw verlegd, bijvoorbeeld in de bouw, dan valt er niets terug te vragen: de klant droeg de btw zelf af.

Hoe dekt een kredietverzekering dit risico af?

Een kredietverzekering betaalt uit als een klant niet kan betalen, bijvoorbeeld bij faillissement. Voor een uitzendbureau met een paar grote opdrachtgevers is dat vaak de goedkoopste manier om een afschrijving te voorkomen. De verzekeraar toetst je klanten vooraf, wat meteen een kredietcheck oplevert. Besteed je je debiteurenbeheer uit aan Flexsupport, dan zit dit erin: wij bewaken de facturen en kunnen vorderingen binnen 60 dagen na het verstrijken van de betaaltermijn overdragen aan onze kredietverzekeraar. Is de opdrachtgever gedekt, dan blijft je eigen risico beperkt tot een klein deel van het factuurbedrag; de samenwerking met die opdrachtgever stopt en je flexkracht wordt herplaatst. Lees meer over debiteurenbeheer uitbesteden.

Hoe voorkom je wanbetalers?

Een wanbetaler voorkomen kost minder dan een factuur innen. Drie dingen die direct helpen: een kredietcheck vóór je met een nieuwe klant in zee gaat, strakke en correcte facturatie, en je debiteurenbeheer uitbesteden zodat er altijd professioneel en op tijd wordt opgevolgd. Flexsupport adviseert je hier graag in, van kredietcheck tot een strakke opvolging van je debiteurenbeheer.