Bij wanbetaling mag je verschillende kosten doorrekenen aan de schuldenaar, maar niet alle kosten zijn wettelijk toegestaan. Je kunt buitengerechtelijke incassokosten volgens de wettelijke staffel doorberekenen, evenals redelijke administratiekosten zoals verzendkosten van aanmaningen. Belangrijke voorwaarde is dat de kosten daadwerkelijk gemaakt zijn en in verhouding staan tot de hoofdsom. Deze regels zijn vastgelegd in het Burgerlijk Wetboek en beschermen zowel crediteur als schuldenaar tegen onredelijke kostenverhogingen.
Welke kosten mag je wettelijk doorrekenen aan wanbetalers?
De Nederlandse wetgeving staat toe dat je buitengerechtelijke incassokosten en bepaalde administratiekosten doorrekent aan wanbetalers. Deze kosten moeten wel voldoen aan strikte wettelijke voorwaarden die zijn vastgelegd in artikel 6:96 van het Burgerlijk Wetboek.
Je mag de volgende categorieën kosten doorrekenen: buitengerechtelijke incassokosten volgens de wettelijke staffel, redelijke kosten voor het opstellen en verzenden van aanmaningen, administratiekosten voor dossiervorming, en kosten voor kredietinformatie over de schuldenaar. Daarnaast zijn gerechtelijke kosten toegestaan wanneer je een rechtszaak moet aanspannen.
Alle kosten moeten daadwerkelijk gemaakt zijn en in redelijke verhouding staan tot de hoofdvordering. Voor uitzendbureaus die regelmatig te maken hebben met wanbetalende opdrachtgevers, is het belangrijk deze regels goed te kennen voor effectief debiteurenbeheer.
De kosten mogen alleen doorgerekend worden nadat de betalingstermijn is verstreken en je de schuldenaar in gebreke hebt gesteld. Een automatische toeslag van incassokosten op facturen is niet toegestaan zonder dat er sprake is van wanbetaling.
Wat zijn buitengerechtelijke incassokosten en hoe bereken je deze?
Buitengerechtelijke incassokosten zijn kosten die je mag doorrekenen voordat je naar de rechter stapt. Deze kosten worden berekend volgens een wettelijke staffel die is vastgelegd in de wet. Het percentage hangt af van de hoogte van de openstaande hoofdsom en heeft vaste tarieven per schijf.
De wettelijke staffel werkt als volgt: over de eerste €2.500 mag je 15% doorrekenen, over het bedrag van €2.500 tot €5.000 is dit 10%, over €5.000 tot €10.000 rekenen je 5% door, over €10.000 tot €200.000 is het tarief 1%, en over bedragen boven €200.000 mag je 0,5% berekenen. Het minimum bedrag dat je altijd mag doorrekenen is €40.
Voor een openstaande factuur van €8.000 bereken je: €2.500 x 15% = €375, plus €2.500 x 10% = €250, plus €3.000 x 5% = €150. Dit geeft totaal €775 aan buitengerechtelijke incassokosten. Deze berekening mag je pas toepassen nadat de schuldenaar in verzuim is en je een aanmaning hebt verstuurd.
Je mag deze kosten slechts eenmaal doorberekenen per vordering. Ook als je meerdere aanmaningen verstuurt, blijft het bedrag volgens de staffel hetzelfde.
Welke administratiekosten kun je doorberekenen bij wanbetaling?
Naast buitengerechtelijke incassokosten mag je redelijke administratiekosten doorberekenen die daadwerkelijk gemaakt zijn voor het incassoproces. Deze kosten moeten proportioneel zijn en echt verband houden met de invorderingsactiviteiten.
Toegestane administratiekosten zijn: portokosten voor het verzenden van aanmaningen en andere incassocorrespondentie, kosten voor aangetekende verzending wanneer dit noodzakelijk is, telefoonkosten voor incassogesprekken, en kosten voor het opvragen van kredietinformatie over de schuldenaar.
Ook kosten voor het opstellen van dossiers, zoals kopieën van documenten en correspondentie, mogen doorgerekend worden. Voor uitzendbureaus kunnen dit kosten zijn voor het verzamelen van urenstaten, arbeidscontracten en andere bewijsstukken die nodig zijn voor de incassoprocedure.
Deze kosten moeten redelijk blijven. Overdreven hoge administratiekosten worden door rechters vaak niet toegewezen. Een vuistregel is dat administratiekosten niet hoger mogen zijn dan de buitengerechtelijke incassokosten volgens de wettelijke staffel.
Wanneer mag je geen kosten doorrekenen aan wanbetalers?
Er zijn verschillende situaties waarin je geen invorderingskosten mag doorrekenen aan wanbetalers. Dit gebeurt vaak wanneer niet is voldaan aan de wettelijke voorwaarden of wanneer de schuldenaar bescherming geniet onder specifieke regelgeving.
Je mag geen kosten doorrekenen wanneer de betalingstermijn nog niet is verstreken, er geen ingebrekestelling heeft plaatsgevonden, of wanneer de schuldenaar betwist heeft dat er sprake is van een geldige vordering. Ook bij consumenten gelden strengere regels dan bij zakelijke debiteuren.
Veelgemaakte fouten zijn het automatisch doorberekenen van incassokosten op alle facturen, het berekenen van kosten voordat er sprake is van verzuim, het doorrekenen van meer dan de wettelijke staffel toestaat, en het in rekening brengen van kosten die niet daadwerkelijk gemaakt zijn.
Je mag geen kosten doorrekenen voor interne uren van eigen personeel, algemene bedrijfskosten die niet specifiek verband houden met de incasso, of kosten voor externe incassobureaus die hoger zijn dan de wettelijke staffel. Bij twijfel over de toelaatbaarheid van kosten is het verstandig juridisch advies in te winnen.
Hoe zorgt professioneel debiteurenbeheer voor correcte kostenberekening?
Het correct doorrekenen van kosten aan wanbetalers vereist kennis van de actuele wetgeving en zorgvuldige administratie. Voor uitzendbureaus die regelmatig met betalingsachterstanden te maken hebben, is professionele ondersteuning bij complexe backoffice processen waardevol.
Professioneel debiteurenbeheer omvat: correcte berekening en doorberekening van incassokosten volgens de wettelijke staffel, zorgvuldige administratie van alle gemaakte kosten, tijdige ingebrekestelling volgens de juiste procedures, en juridische begeleiding bij complexe invorderingsvraagstukken.
Door gebruik te maken van gespecialiseerde backoffice diensten kun je je concentreren op je kernactiviteiten terwijl ervoor wordt gezorgd dat invorderingen professioneel en volgens de wettelijke regels worden afgehandeld. Neem contact op voor meer informatie over hoe jouw debiteurenbeheer geoptimaliseerd kan worden.