Wanneer je grootste klant plots niet meer betaalt, moet je binnen 24-48 uur actie ondernemen om je cashflow te beschermen. Begin met directe contactopname om de reden te achterhalen, documenteer alle communicatie zorgvuldig en overweeg het stopzetten van nieuwe leveringen. Tegelijkertijd moet je juridische stappen voorbereiden en alternatieve financieringsmogelijkheden verkennen om je bedrijfsvoering voort te zetten tijdens dit betalingsconflict.
Wat zijn de eerste stappen als je grootste klant niet meer betaalt? #
Neem binnen 24 uur telefonisch contact op met je klant om de situatie te bespreken. Vraag naar de specifieke reden van de wanbetaling klanten en probeer een concrete oplossing te vinden. Documenteer dit gesprek direct schriftelijk en stuur een bevestiging van de gemaakte afspraken per e-mail.
Stop onmiddellijk met nieuwe leveringen aan deze klant totdat de betalingsachterstand is opgelost. Dit voorkomt dat je schuld verder oploopt. Verzamel tegelijkertijd alle relevante documenten zoals contracten, facturen, leveringsbewijzen en eerdere correspondentie. Deze documentatie is essentieel voor eventuele juridische procedures.
Controleer je contractuele bepalingen over betalingstermijnen en boeteclausules. Veel uitzendbureaus hebben in hun algemene voorwaarden bepalingen opgenomen over rentevergoeding bij te late betaling. Activeer deze clausules door een formele aanmaning te versturen waarin je verwijst naar de contractuele afspraken.
Informeer je debiteurenbeheer team of externe partner over de situatie. Professioneel debiteurenbeheer kan vaak effectiever zijn dan zelf incasseren, omdat zij ervaring hebben met vergelijkbare situaties en de juiste juridische procedures kennen.
Hoe voorkom je dat één klant je hele bedrijf kan lamleggen? #
Zorg ervoor dat geen enkele klant meer dan 20-30% van je totale omzet vertegenwoordigt. Deze risicospreiding beschermt je tegen cashflow problemen wanneer één grote opdrachtgever wegvalt of betalingsproblemen krijgt. Diversifieer actief je klantenportefeuille door nieuwe sectoren en bedrijven te benaderen.
Stel kredietlimieten in voor al je klanten op basis van hun financiële gezondheid en betalingshistorie. Voer regelmatig kredietcontroles uit, vooral bij klanten die grote bedragen schuldig zijn. Overweeg het gebruik van kredietverzekeringen voor je grootste debiteuren om het risico van wanbetaling af te dekken.
Bouw contractuele waarborgen in zoals kortere betalingstermijnen voor nieuwe klanten, vooruitbetalingen voor grote opdrachten, of bankgaranties bij risicovolle klanten. Veel uitzendbureaus werken met wekelijkse of tweewekelijkse factuurcycli in plaats van maandelijkse termijnen om het uitstaande bedrag te beperken.
Ontwikkel meerdere inkomstenbronnen binnen je uitzendbureau. Naast traditionele uitzending kun je diensten aanbieden zoals werving en selectie, HR-advies, of gespecialiseerde interim-oplossingen. Deze diversificatie maakt je minder afhankelijk van één type opdracht of klant.
Welke juridische stappen kun je ondernemen bij wanbetaling? #
Begin met een vriendelijke betalingsherinnering, gevolgd door een formele aanmaning met een betalingstermijn van 14 dagen. In deze aanmaning verwijs je naar de oorspronkelijke factuur en de overeengekomen betalingsvoorwaarden. Vermeld expliciet dat bij uitblijven van betaling verdere incasso procedure zal volgen.
Schakel een incassobureau in wanneer de klant niet reageert op je aanmaningen of geen realistische betalingsregeling voorstelt. Incassobureaus hebben vaak meer succes omdat zij gespecialiseerd zijn in het innen van vorderingen en beschikken over juridische expertise. De kosten hiervan kun je meestal doorberekenen aan de debiteur.
Overweeg gerechtelijke procedures via het kantongerecht voor bedragen tot €25.000 of de rechtbank voor hogere bedragen. Dit proces duurt meestal 3-6 maanden en kost tussen de €500-2000 aan griffierechten en advocaatkosten. Weeg deze kosten af tegen de hoogte van je vordering en de slaagkansen.
Bij faillissement van je klant moet je je vordering zo snel mogelijk aanmelden bij de curator. Hoe eerder je dit doet, hoe groter de kans op (gedeeltelijke) terugbetaling. Concurrent privileged vorderingen zoals loonheffingen hebben voorrang, dus bereken realistisch wat je kunt verwachten terug te krijgen.
Hoe behoud je cashflow tijdens een betalingsconflict? #
Overweeg factoring waarbij je openstaande facturen verkoopt aan een factoringmaatschappij voor 80-90% van de waarde. Dit geeft je direct liquide middelen, hoewel het wel kosten met zich meebrengt. Voor uitzendbureaus zijn er gespecialiseerde factoringpartijen die begrijpen hoe de kredietbeheer in deze sector werkt.
Vraag je bank om een tijdelijke kredietfaciliteit of verhoging van je bestaande kredietlimiet. Leg uit dat het om een tijdelijk liquiditeitsprobleem gaat door een wanbetaling, niet om structurele financiële problemen. Banken zijn vaak bereid om te helpen als je transparant bent over de situatie.
Bespreek betalingsregelingen met je leveranciers en andere crediteuren. Leg uit dat je een tijdelijk cashflow probleem hebt door een wanbetalende klant, maar dat je verwacht dit binnen afzienbare tijd op te lossen. Veel leveranciers waarderen eerlijke communicatie en zijn bereid om betalingstermijnen te verlengen.
Activeer je noodplan voor operationele continuïteit. Dit kan betekenen dat je tijdelijk minder flexwerkers inzet, uitbetaling van eigen salaris uitstelt, of gebruik maakt van de voorfinancieringsmogelijkheden die je backoffice dienstverlener mogelijk biedt. Wij ondersteunen uitzendbureaus bij zulke situaties door flexibele betalingsregelingen en professioneel debiteurenbeheer aan te bieden.
Wanneer je grootste klant niet betaalt, is snelle en doordachte actie cruciaal voor het overleven van je uitzendbureau. Door direct contact op te nemen, je cashflow te beschermen en juridische stappen voor te bereiden, kun je de schade beperken. Belangrijker nog is het voorkomen van zulke situaties door risicospreiding, kredietbeheer en contractuele waarborgen. Professioneel debiteurenbeheer en een sterke financiële buffer helpen je door moeilijke perioden heen en zorgen voor een gezonde bedrijfsvoering op de lange termijn.
