Je moet inleengegevens zeven jaar bewaren onder de WTTA. Deze bewaartermijn geldt voor alle geregistreerde informatie over welke arbeidskracht door welke uitlener is ingezet. De termijn start op het moment dat de inzet eindigt. Dit helpt je om compliant te blijven met de nieuwe wetgeving die op 1 januari 2027 ingaat.
Wat zijn inleengegevens precies en waarom moet je ze bewaren?
Inleengegevens zijn alle geregistreerde informatie over de inzet van tijdelijke arbeidskrachten die je via uitleners inhuurt. Je moet vastleggen welke arbeidskracht door welke uitlener is ingezet, inclusief periode, functie en arbeidsvoorwaarden. Deze registratieplicht zorgt ervoor dat de Nederlandse Arbeidsinspectie kan controleren of je alleen samenwerkt met toegelaten uitleners.
De WTTA vereist deze administratie om misstanden in de flexbranche tegen te gaan. Door nauwkeurige registratie kun je aantonen dat je voldoet aan de wettelijke verplichtingen. De gegevens dienen als bewijs dat je geen arbeidskrachten inleent van uitleners zonder toelating, wat vanaf 1 januari 2028 beboet wordt.
Deze registratieplicht beschermt ook jouw bedrijf. Als er vragen ontstaan over arbeidsomstandigheden of loonverhoudingen, kun je met complete inleengegevens aantonen dat je correct hebt gehandeld. Het voorkomt discussies en biedt juridische zekerheid.
Hoe lang moet je inleengegevens bewaren onder de WTTA?
De bewaartermijn voor inleengegevens is zeven jaar onder de WTTA. Deze termijn begint te lopen op het moment dat de inzet van de arbeidskracht eindigt. Als je gegevens te vroeg weggooit, kun je een boete krijgen van de Nederlandse Arbeidsinspectie, die vanaf 1 januari 2028 gaat handhaven.
Deze termijn van zeven jaar sluit aan bij andere administratieve verplichtingen in het arbeidsrecht. Het geeft de inspectie voldoende tijd om controles uit te voeren en eventuele misstanden te onderzoeken. Ook bij juridische procedures heb je zo altijd toegang tot de benodigde documentatie.
Let op dat de termijn per arbeidskracht afzonderlijk loopt. Werk je langdurig met dezelfde uitzendkracht? Dan start de bewaartermijn pas na de laatste werkdag. Bij kortdurende opdrachten begint de termijn direct na afloop van elke specifieke inzet.
Welke gegevens moet je precies vastleggen bij het inlenen van personeel?
Je moet specifieke informatie vastleggen over de arbeidskracht, de uitlener, de inzetperiode en de functie. Over de arbeidskracht registreer je naam, geboortedatum en functieomschrijving. Van de uitlener leg je bedrijfsnaam, toelatingsnummer en contactgegevens vast. Daarnaast documenteer je startdatum, einddatum en arbeidsvoorwaarden van de inzet.
Aanvullende gegevens die je moet bewaren zijn:
- Werklocatie en specifieke werkzaamheden
- Overeengekomen uurloon en toeslagen
- Urenregistratie met begin- en eindtijden per dag
- Eventuele huisvestingsregelingen
- Een kopie van de arbeidsovereenkomst tussen uitlener en arbeidskracht
De WTTA vereist transparante communicatie over arbeidsvoorwaarden binnen de keten. Je moet kunnen aantonen dat de arbeidskracht een eerlijke beloning ontvangt volgens het loonverhoudingsvoorschrift. Ook de inlenersbeloning en andere financiële afspraken tussen jou en de uitlener horen bij de verplichte administratie.
Hoe organiseer je je inleengegevens voor optimale compliance?
Zet een gestructureerd registratiesysteem op dat alle verplichte gegevens automatisch vastlegt. Digitale administratie werkt het beste, omdat je gemakkelijk kunt zoeken, sorteren en back-ups maken. Zorg voor een systeem dat per arbeidskracht een compleet dossier bijhoudt met alle relevante documenten en gegevens.
Praktische tips voor je administratie:
- Gebruik een HR-systeem dat WTTA-compliance ondersteunt
- Maak wekelijks automatische back-ups van alle gegevens
- Zorg voor snelle toegang tijdens controles door een duidelijke mappenstructuur
- Train je administratief personeel in de WTTA-vereisten
- Controleer maandelijks of alle gegevens compleet zijn
Integratie met bestaande systemen voorkomt dubbel werk. Koppel je urenregistratie aan de inleenadministratie, zodat tijden automatisch worden vastgelegd. Zorg dat je systeem waarschuwt als documenten ontbreken of bewaartermijnen aflopen.
Papieren administratie kan ook, maar is lastiger te beheren. Als je kiest voor papier, gebruik dan standaardformulieren en zorg voor brandveilige opslag. Maak kopieën van belangrijke documenten en bewaar deze op verschillende locaties.
Hoe Flexsupport helpt bij WTTA-compliance
Wij ondersteunen je bij het naleven van alle WTTA-verplichtingen, inclusief het correct beheren van inleengegevens. Onze dienstverlening omvat complete administratieve ondersteuning, zodat je zeker weet dat alle gegevens correct worden vastgelegd en bewaard.
Onze WTTA-complianceondersteuning bestaat uit:
- Inrichting van digitale registratiesystemen voor inleengegevens
- Training van je personeel in WTTA-administratie
- Maandelijkse controles op de volledigheid van je dossiers
- Begeleiding bij controles door de Nederlandse Arbeidsinspectie
- Automatische herinneringen voor bewaartermijnen
Door onze jarenlange ervaring in de flexbranche weten we precies waar bedrijven tegenaan lopen bij de nieuwe wetgeving. We zorgen ervoor dat je administratie vanaf dag één compliant is en blijft. Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek over hoe we je kunnen helpen met WTTA-compliance.
Veelgestelde vragen
Wat gebeurt er als ik inleengegevens per ongeluk te vroeg weggooi?
Als je inleengegevens voor het verstrijken van de zeven jaar weggooit, kun je een boete krijgen van de Nederlandse Arbeidsinspectie vanaf 1 januari 2028. Zorg daarom voor automatische herinneringen in je systeem en controleer regelmatig of alle gegevens nog aanwezig zijn. Bij twijfel over bewaartermijnen is het beter om gegevens langer te bewaren dan het risico te lopen op een boete.
Kan ik inleengegevens digitaal bewaren of moet dit altijd op papier?
Je mag inleengegevens volledig digitaal bewaren, mits je zorgt voor betrouwbare back-ups en toegankelijkheid tijdens controles. Digitale opslag is zelfs aan te raden omdat je gemakkelijker kunt zoeken en sorteren. Zorg wel dat je systeem voldoet aan de eisen voor digitale archiefvorming en maak regelmatig back-ups op verschillende locaties.
Hoe bereken ik precies wanneer de zeven jaar bewaartermijn begint?
De bewaartermijn start op de dag dat de inzet van de specifieke arbeidskracht eindigt, niet op de dag dat het contract wordt getekend. Bij langdurige inzet van dezelfde persoon begint de termijn pas na de allerlaatste werkdag. Voor kortdurende opdrachten start de termijn direct na afloop van elke individuele inzetperiode.
Moet ik ook gegevens bewaren van arbeidskrachten die maar één dag hebben gewerkt?
Ja, ook voor arbeidskrachten die slechts één dag of enkele uren hebben gewerkt, geldt de volledige registratie- en bewaarplicht van zeven jaar. De duur van de inzet heeft geen invloed op de bewaartermijn. Zorg dus ook voor kortdurende opdrachten dat je alle verplichte gegevens vastlegt en bewaart.
Wat moet ik doen als een uitlener weigert om alle benodigde gegevens te verstrekken?
Als een uitlener niet alle verplichte gegevens verstrekt, mag je deze arbeidskrachten niet inzetten, omdat je dan niet kunt voldoen aan je registratieplicht. Werk alleen samen met uitleners die volledig meewerken aan de WTTA-vereisten. Documenteer eventuele weigeringen, zodat je kunt aantonen dat je geprobeerd hebt compliant te zijn.
Hoe ga ik om met inleengegevens bij bedrijfsovername of fusie?
Bij bedrijfsovername of fusie neem je ook de bewaarplicht van bestaande inleengegevens over. De zeven jaar bewaartermijn loopt gewoon door, ongeacht eigendomswijzigingen. Zorg dat alle gegevens correct worden overgedragen en integreer ze in je eigen registratiesysteem. Maak duidelijke afspraken over wie verantwoordelijk blijft voor welke periode.
Kan de Nederlandse Arbeidsinspectie alle zeven jaar aan inleengegevens opvragen?
Ja, de Nederlandse Arbeidsinspectie kan gedurende de volledige bewaartermijn van zeven jaar om inzage verzoeken. Je moet deze gegevens binnen redelijke termijn kunnen overleggen. Zorg daarom dat je systeem snel toegang biedt tot alle bewaarde informatie en oefen regelmatig met het ophalen van gegevens uit verschillende periodes.
Gerelateerde artikelen
- Wat zijn de voordelen van samenwerking met een payrollbedrijf voor je uitzendbureau?
- Hoe werkt debiteurenbeheer uitbesteden voor uitzendbureaus?
- Checklist: is jouw uitzendpartner klaar voor de WTTA?
- Hoe voorkom je leveranciersrisico’s onder de WTTA?
- Welke software tools heb je nodig om de HR-processen van je uitzendbureau te stroomlijnen?